Статья расскажет, как правильно охранять трудовые книжки и личные карточки работников, чтобы избежать потери или повреждения. Также будут предложены рекомендации по созданию электронной базы данных для хранения документов.
Трудовые книжки и личные карточки являются важными документами для любой компании. Они содержат информацию о трудовой деятельности работников, включая все данные об обучении, повышении квалификации, переводах, повышении и понижении должности, а также информацию о зарплате и отпуске. Поэтому крах работника важна не только с точки зрения законности, но и для экономических целей.
Хранение бумажных документов
В настоящее время многие компании продолжают хранить трудовые книжки и личные карточки в бумажном виде. Для сохранения целостности и безопасности документов необходимо соблюдать следующие правила:
1. Не давать доступ к трудовым книжкам и личным карточкам. Они должны находиться в специальном заранее разработанном месте — сейфе либо в охраняемой комнате.
2. Документы должны быть помечены и разложены в соответствии с Федеральным законом от 30.12.2001 N 197-ФЗ «Трудовой кодекс Российской Федерации» (отдельно для каждого работника, в хронологическом порядке по дате приема на работу).
3. Периодически проверять документы для исправления зафиксированных ошибок или дополнения отсутствующей информации.
Электронное хранение
Электронное хранение трудовых книжек и личных карточек становится все более популярным. Для этого необходимо создать электронную базу данных. Для грамотного организации хранения необходимо учитывать следующие моменты:
1. Использовать специальное программное обеспечение для организации электронной базы данных и защиты от несанкционированного доступа.
2. Регулярно резервировать информацию. Она также должна храниться в надежном месте.
3. Контролировать работу системы. Рекомендуется настроить механизмы контроля допуска к базе данных и контроль доступа к информации.
В заключение, профессиональное и правильное хранение трудовых книжек и личных карточек является гарантией обеспечения безопасности и целостности документов. Она может помочь предотвратить потерю важной информации.